一，凡是会议，必约时间
外企会议一般分为两种。一种是例行会议，占会议总数三成。另一种是临时性会议，占会议总数七成。由于外企工作人员一般都较为繁忙，会议组织者在准备临时性会议时，一般会提前一周和与会者约时间，以确保与会者能及时调整自己的时间安排。
二，凡是会议，必有主题
清谈类、联络感情为主的会议，一般不在工作时间召开。所有工作会议，必定预先设置主题、确定流程、确定会议组织者。哪些会议是以提出问题为主的，哪些会议是以解决问题为主的，都会在主题中予以明确。即便是以统一思想为主的务虚会议，也会确定主题。
三，凡是会议，必预准备
国企内的许多会议，是人到了会场才看到会议材料。现场往往会出现主讲人在台上讲话，台下大家纷纷看材料的情况。在外企，会议组织者会预先准备材料，如果材料阅读量较大，会预先另备一份说明摘要，将材料中的重点、会议中要讨论的主要内容标识出来，使人能一目了然需要讨论的重点。所有材料准备内容，会在会议召开前几天以邮件等方式发到各位与会者手里，以确保会议召开时，大家人都到场，心里有数。
四，凡是会议，必有分工
以部署工作为主的会议，会在开会前，就由会议组织者为每个与会者安排好会上的角色、任务和职权的边界。即每个人到了会场后，被授权做什么、不做什么都很清晰。会上每个流程都有负责人，每个提出的问题都有专人认领，负责认领的人员则在会后相应地负责事务的落实。每个提出的解决方案会经过讨论，如果获得通过就会被作为下一阶段执行项目的依据。
五，凡是会议，必要追踪
不论会议大小，会议的组织者，一定会安排专人负责会议记录。在会后当天或者翌日，会将会上达成的共识整理成文字材料，以内部邮件等方式告知所有与会者。并且会在邮件中提出，如果有遗落或者不妥，希望大家提出修改。经过修改通过的会议记录，将成为下一阶段工作的执行指南。
