2020是不平凡的一年。2021年还在开年会的公司，是不平凡的公司。2021年的年会，注定不平凡。
为了让HR、行政人高效搞定年会，我们今天用9个步骤，帮你梳理年会策划中的关键步骤。导图如下：
第1步：定义问题
年会是一项商业行为，其目的是为了解决商业和组织问题。因此，只有首先精确地描述问题，才能办成一场成功年会。
我们将“问题”定义为“现状和期待之间的差距”（问题=期待-现状），那么年会调研需要明确2点：
现状：公司现状是什么？2020的运行状况如何？人们认为公司现状如何？是如何行动的？
期待：公司去往哪里？2021年公司的战略目标是什么？实现这个目标，需要同事有什么共识？需要作出何种行动？
年会的使命，就是通过活动，影响员工的信念和行为，缩小业绩差距。
2020年，很多公司经历过不平凡的一年：
公司团队是否有很多新人，需要整合和培训？——团建培训，增强交流
公司快速发展期，是否要提出新的目标，激励人心？是否需要战略资源整合？——达成共识，树立目标
留下来的团队是否要进行激励？——回顾、表彰
了解公司期待和现状，需要从老板和员工两方面入手了解，并最终产出年会的方向。
第2步：活动概念
2.1确定概念和主题
定义好你要解决什么问题之后，就可以自然而然提出活动概念，常见的年会概念包含：
提出新目标
凝聚团队
奖励团队
……
处于成长期的公司，业务在高速发展，年会的目的大多是加油鼓劲儿，集中表现奋斗、拼搏 等主题。而到了成熟期，年会目的更侧重增强团队凝聚力，因此主题就相应的侧重打人文牌，走温暖路线。
2020年是不平凡的一年，很多企业，把“涅槃”“逆境”“绽放”作为2021年的核心概念。
继而围绕这个活动目的，延伸出一句年会主题（slogan）。一个优秀的slogan往往直指“问题”，同时在表达上足够简洁、有力、新颖，使得参会人可以记得住、好理解。（今年我们会再出一篇关于slogan的文章，大家可以持续关注。）
2.2 确定活动目标
确立年会要解决什么问题和概念后，要一般要遵循SMART原则，即：具体、可测量、可实现、相关性、时限性，将概念拆解为目标。
2.3 初步构想举办时间、人数、地点
这是三个最重要的锚点。
定好举办时间，活动筹备就进入倒计时，还会影响参加者决策、供应商价格。
确定年会规模（活动面积、人数），才能确定场馆选择、酒店、餐饮、交通、运营计划（如会场布置、用餐方式、停车、洗手间等运营配套设施、人力资源等）。
确定举办地点，才能决定了场地、各类设施和服务的采购，甚至作为核心创意点贯穿活动策划。
第3步：项目计划
至此，我们已经确定项目的边界，包括活动概念、目标、主题、时间、地点、人数。为了进一步推进年会落地，还需要向老板确认“人”“财”“计划”。
3.1预算和财务
活动预算不能局限于数字，而应该充分考虑变动。
固定成本（35%），包含策划、场地、搭建和布置、文艺活动等
可变成本（50%），包含餐饮、住宿、旅行、礼品、停车等
应急成本（15%）
3.2进度安排
项目组还要制定一个年会筹备时间表，拆分年会筹备的各项任务并布置完成时间点，保证整个筹备工作有条不紊。年会筹备，总体可以分为5个周期。
启动期（概念、主题、财务资源、人力资源、计划）
计划期（场地，及其他各项资源和服务的标准制定）
筹备期（动员、收集、采购、对接、管控各项资源）
现场执行期（保证正确的资源，正确运转）
总结期（总结优劣，形成文档以备提升）
活动进度管理可以用甘特图来呈现，并且将任务拆分到负责人进行管理。
3.3组建项目小组
整个年会项目的策划执行团队，不需要太多分工和部门，主要有2个要求：① 高效沟通方便跨部门工作的开展；②管理老板与同事的预期。筹委会的人员构成一定是有老板和各部门的同事在里面，如此一来，信息可以及时同步给公司上下，跨部门的支持工作开展起来也更顺利（尤其是要各部门出节目）。
除此之外，还需要各种供应商提供服务。这点我们在第6步进一步讲述。
第4步：创意和策划
现在你已经拿到了人财物基本资源，接下来要在项目框架和资源范围内，规划出一个更加具象的活动蓝本。
4.1创意和体验
独特的创意是任何活动的灵魂，一个好的核心创意可以带来一连串灵感诞生。创意的切入点，可能是活动主题、会场布置、灯光、色彩、道具等，但全部都要贴合“活动概念”。
除了创意之外，你也需要设计出特殊的高光时刻（moment），让参与者体验到愉悦、成就，在脑海中留下深刻印象，甚至主动传播。
4.2内容和议题
年会至少要做好4类“栏目”：战略内容、关怀内容、基本内容、福利内容，以及做好内容审核。
战略内容，一般是指公司想要向大家传达的内容，如企业对当下的认知、战略和目标，或传达企业价值观和企业文化等。
关怀内容：公司宣传视频（推荐公司员工街拍式采访，非常出彩）、年会祝福视频 / 员工故事 / 客户故事 / 老板发言或老板个人的保留节目等等。
基本内容：歌舞、小品等娱乐内容。
福利内容：年会奖品本身非常具有话题性且可以迅速带动现场氛围。
4.3议程
议程就是对内容的时间安排，总体原则是各要素之间，相互呼应，松弛有度，并进行人性化设计。最终输出一项议程。
是否足够的内容，让参与者保持兴趣？
活动要求有明确的起始、结束、暂停时间吗？
各个环节持续多久？
各个环节之间要预留多长时间？（保留足够时间换场地、翻台等）
活动是否有娱乐节目？是否保持安静或者走动？特殊需要？足够的休息和餐饮？
第5步：场地选择和规划
场地也是创意和策划的重要组成部分，一个好场地能最大程度呈现活动概念，实现活动目的。因此，场地的选择要和创意同时进行，甚至提前在第2步“活动概念”时进行。
5.1选择场地的类型
场地是活动策划落地的开端，因为他决定了年会的形式。
现在的企业往往十分重视文化，于是在年会选址上首要考虑的，是这个地点的某些特质是否能与公司文化相吻合。但选址不能仅凭理想主义的意义契合而全然不考虑现实的经济因素。除了类型外，还要考虑：年会环节、容量、设施、档次、花费、交通、配套（如餐饮住宿）、备案等因素。
大型公司只需要找到一个能够满足开会、用餐、住宿的场地就好，场地预订时间往往要提前数月。
小型公司，由于人数较少，预算和安排非常灵活，可以追求更多创意、体验和互动——比如酒吧、咖啡厅、轰趴、滑雪、烧烤、海边、旅行，在预算充足的前提下，任你发挥。
而中型公司，由于公司已经具备一定实力，一般要兼顾条件、体验和性价比，可以考虑具有一定娱乐设施或附近景点丰富的酒店或度假村。
5.2场地考察和选择
交通类检查项
酒店位置检查项
嘉宾入场环节场地检查项
餐、房、娱乐、体验场地检查项
会议场地检查项
筹备场地检查项
酒店周边设施检查项
在对场地进行考察后，就可以和酒店进行商务洽谈。
第6步：活动现场设计，及服务商选择和管理
6.1 物理环境+无形环境要求
恭喜你已经完成了“年会策划”阶段，并且已经规划出了年会的美好蓝图。接下来，就可以对会场在“什么时间，什么地点，发生什么，参会人做什么，感受到什么”，进行更详尽的规划和落实，制造更好的物理和无形环境。
需要考虑的维度包括：搭建、灯光音响、服装道具、主持、视频、礼仪服务、交通、签到、餐饮、住宿、礼品……这或许是年会项目中最为庞杂而繁复的环节，如果年会本身规模较大，主办方可以主要梳理对服务和资源的标准和需求（如时效、规模、质量），然后请专业的服务商进行具体方案策划、计划和落地。
6.2 挑选和管理供应商
大型年会可以选择总包（即全部委托给一家供应商），好处是相对省心，联络方便，对接容易。但有时我们并不需要全部外包，这时候就可以选择分模块外包，比如拆分为创意 / 执行 / 采购三个模块，按需外包，好处是更为灵活。
服务商的采购过程包括：
服务商外包计划
服务商评估和遴选
商务谈判
合同管理
服务商对项目进行设计
服务商执行
第7步：现场管理
现在，我们已经把所有的资源和服务都准备好了。现场管理的任务，就是让“正确的资源（或服务），在正确的时间，以正确的方式呈现”。
而在年会现场，可以按照区域不同，划分为以下几个负责人：
现场负责人：整体把控现场整体情况。
主会场负责人：监督主会场内部的大事小情严格执行，保证员工体验。
控台负责人：对于舞台所有流程、视频、灯光、音频进行掌控。
前台负责人：负责签到体验、安保有序。
搭建负责人：除主会场外，最重要的板块负责人。搭建质量决定了设计是否能够落地，继而决定了活动的逼格。搭建也要严格控制进度，确保在活动开始前，把场地交付。
物料负责人：物料运输、管理、发放、回收。
摄影摄像负责人：对接好活动记录人员，安排记录重点moment。
现场活动管理要做到事无巨细，所有工作提前做好安排和准备，为整个年会顺利进行做好铺垫。会务组人员名单提报，领导授权了，通过各部门选择的会务组人员才好听令安排。
7.1 活动纲要
以事情为主要纲要，管理现场的各项事宜。核心功能是“什么人在什么时间，应该要做什么事情”。他可以理解为“经过细化的活动日程安排”。
7.2 关键角色培训+行动指南
在一些重要的岗位，你可以为这些关键人，提供关键角色行为清单。相对于日程，这种操作手册，更能帮助这些关键角色做到万无一失。
7.3 检查清单
在搭建及彩排工作结束后，建议再召集各个版块的工作人员一起开一个现场碰头会。同步信息，查漏补缺，非常关键。
检查清单：各个口的负责人员的最后确认，例如：1、检测电源，无线网，投影，麦克风及音响设备，桌椅、舞台、背景板是否全部准备就位？急需要添加的赞助方的LOGO贴字？某个背景板前亮度够不够？2、没有提交到控台视频和PPT还有几个？由谁负责到位？几点到位？3、是否同步了最新的活动流程和嘉宾名单？主持词最后的修改确定？
……
7.4 沟通机制
建立有效的沟通机制，利用对讲机、微信群、联系表等工具，一旦发生紧急情况，可以迅速定位相应的资源，进行补救。
第8步：风险管理
在活动正式开始前，还需要提前做好风险的预期和管理方案。常见的风险因素，可参考框架：
活动类型：内容、时间
场地：固定座位、容量、通达性、出口
位置：室内、户外、交通通达
人群：基本情况、历史、习惯、秩序、蜂拥而来
天气：刮风下雨
设备和能源：损坏或停止
知识产权和法律法规：使用的设计稿或文案，是否违反知识产权和广告法
噪声、火灾、爆炸、药品等
虽然大多数的风险，可以通过提前检查规避。但同时还要建立风险预案，建立风险应急团队，以及相应的权责和流程，可以在紧急情况下快速决策并执行应对预案。
第9步：总结和评估
活动现场的结束并不代表活动营销的完结。活动后的细节拿捏更见功夫。但很多人往往忽略这个环节的重要性。在年会结束后，至少要做好这几件事情：
9.1 剪辑视频花絮
拷贝所有影像资料，并剪辑成视频，这不仅仅可以用于企业内部的宣传，更可以对外进行企业形象展示。基于这些考虑，需要拍摄什么内容，也需要提前准备好。
9.2 复盘和活动报告
年会结束后，对年会目的和效果进行复盘，总结本次年会的优点和缺点，沉淀各类文档，作为下一次项目的管理资产。
