有些年会想通过场景布置带来一种奢华的感觉，使其成为人们津津乐道的谈资。举个栗子，沙漠中举办一场类似篝火晚会的年会，在沙漠里闪烁的星空下，由知名音乐家为客人线上专长交响乐演出。
你可以让客人在日落时分乘坐热气球到达，着陆时送上香槟。在策划富有创意活动的同时，也要考虑到活动地点的实际成本问题。比如万一天气状况或锋利情况不适宜热气球飞行，就要有后备的交通工具、为不愿意乘坐热气球的嘉宾准备的交通工具、返程的交通工具（因为热气球在天黑后无法飞行）、一个透明的塑料帐篷（适合天气不好时使用）、一个烹饪帐篷、卫生间、运送设施到沙漠的车辆、随时待命的医疗援助、保安、灯光设施、取暖设备、供电与备用发电机以及负责处理异常情况的监察员等。
当把所有的费用纳入预算后，你可能会发现在沙漠里举办这样一场特殊活动的费用实在太高，转而考虑其他的方案，或者看看成本报表中哪里还有可以调用的资金，以实现你最初的设想。
任何情况下都要清楚地知道资金状况，以做出明智的决定。活动策划周详，活动执行按部就班，才能保证最后不出现“意外”。提前了解各项成本才能做出明智的决定。
