设想年会的全过程，确定对相应空间的要求。考察可行性并开始制作成本报表，要尽量做到具体详细。
如果视听设备和舞台搭建需要6米高的天花板，就应当在表格里写清楚。当然还必须包括提前布置和排练的空间。
如果需要提前24小时预订宴会厅，以确保布置好的场地可以保留到活动当天的话，也要流出来。
如果需要为演出人员准备一间化妆室，为员工准备一间办公室或安排一个区域摆放陈列物品，一定要在着手布置时通知会场方，好让他们为你预留出合适的位置。一旦合同签订完毕，缩减多余空间比想方设法解决空间不足问题要容易得多。
为了准备一份精确的预算，需要照顾到年会的方方面面，尽量把可能的成本都考虑在内。
在这个过程中，你会发现有很多不同的事项都要计入成本，如办理街道停车许可证、聘请下班的警务人员等，这些费用应列入成本中的哪一项以及支付这些费用的原因要列示清楚。要不断更新成本核算，并根据变化增减项目。
正如前面提到的，随时掌握开支情况是很重要的，这样你就可以及时调整并具有足够的资金确保活动要素的完整，这些活动要素是实现公司年会目标的必要元素。
