构建一个年会的基本，首先要想好大概的多少预算，接下来找酒店订场地，然后再找活动布置公司一些沟通，准备应该怎么样做，做得怎么样的效果：
A、年会布展：年会布展是需要根据年会的主题，及规模来决定的大体上做什么活动物料，布置时主要突出什么样的主题，那么就一定要有一块能够 显示年会如若需要开会的主题的背景板，主要文本方面，是由公司文员来组织方案，文本的文档PDF通常都会呈现在LED屏上面（一般酒店自带有）；有了年会的主题背景板是欢东，另外带有切入点的企业宣言，在相应的舞台就应该有大概互动的节目，年会活动的员工表演各自的拿手节目，年会活动的员工们表就不突出了，舞台和LED屏二侧板是有结构性的组合成一个拱体形状。
B、背景板设计：在背景板搭建之前首先要考虑的就是背景板的设计，在设计背景板的时候一般都是从活动的主题入手的；所有的一-切都围绕年会策划布置的主题来设计。除了要围绕主题之外,还要考虑整个设计的风格、类型还有色调以红色为主，以简洁为基本等方面，多个背景板文案设计，即有公司历程，也有表彰员工的贡献，总之一切以想表达的主题为主，从社会的使命愿景价值观出发，使在场的来宾可以获得良好的效果，另外的活动物料设计，需要更加的活泼生动一些，比如说手举牌做成异形，做得有趣的；以及一些活动互动的道具等。
C、背景板制作安装：一个背景板做的再生动、再漂亮，离不开六个字，稳固，效果，平整。另外桁架师傅需要留意在搭建桁架时，首先就是注意桁架本身是否发生弯曲或者焊点断裂等问题，其次就是搭建时要用螺丝固定好每一个孔位（卡蓝年会有不锈钢螺丝） ，拉平黑底灯布（用黑底灯布不透光，更具有质感），搭建完成后的再三检查；看看是否具有牢固，户外需要绑定绳子，多加沙包。
D、活动物料制作 ：完成了主要大的背景展板的架构，还需要小的结构加以修饰。例如：签到处三角牌、物品寄存处、会场引导、讲台板，话筒贴，手举牌，座位贴，每个位置一纸-笔等等,都需要展架来展现。展架又有繁多的种类可以挑选，门形展架，易拉宝，丽屏展架，及X展架，以及大些的个性化展架，桁架搭建的异形KT板也可以。
