活动策划分为小、中、大三种类型，每个类型所需要的物料以及用料都不同，因此策划一个活动的费用一般主要是包括固定策划费用和不确定策划费用，固定策划费固定策划费用一般不会产生很大的变动，它不是随着活动规模大小或活动参与人数的多少而变动，下面简单介绍：
1、交通费用
年会所需要的交通费用:包含参加年会人员住宿地点到餐饮地点以及一些商务考察等所需要的费用，还有就是欢送嘉宾到机场，铁路等费用。
2、场地租金
年会所需会议室场地租金，会场布置费用，会议设施租赁费用以及一些广告及印刷、媒介、公共等相关联行业需要的费用。需要提醒的是这些年会费用中可能有很多细化的地方我们需要分好。
3、餐费
年会餐饮费用，这个和整个年会的需求目的有关，其中可能包含午餐、会场茶歇、酒会/舞会等一些酒水、点心、水果及调制色酒等服务费用。
4、设备费用
在进行晚会场地布置、以及各个流程环节的实行过程当中，也需要使用到各种各样的不同的设备，比如说像是一些灯光、音响等等方面的设备使用，还有在晚会当中的各种不同的食品酒水等等，这些也都是在活动策划预算里面占很大比重的费用。
5、设备运输费用
年会视听设备以及设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，当然可以直接让专业的服务商代理。
6、人员费用
大型晚会活动通常都会请专门的表演嘉宾来表演节目，而且就算是让公司人员自己出节目，也需要报销一定的节目服装、道具方面的费用。所以在这个方面，活动策划预算清单也都需要做好充分的准备，对于嘉宾的邀请，甚至于是嘉宾的交通费用、住宿费用等等各个方面的细节，也都应该加以注意。
7、临时性费用
最后就是一些年会所需的临时性的杂费了，纪念品、临时道具、传真、临时商务用车等。
8、机动费用
在大型晚会活动策划当中，当然不能够直接将所有的预算都使用完毕，如果将所有的预算费用都用进去了，那么实际进行的时候，往往所需要花费的费用会超出活动策划预算清单的价格，这是因为在晚会进行的过程当中，会有着很多的意外情况出现，所以一定要注意好安排一部分的自由费用。
