要开一场有效会议需要有18个关键思考、 8个行动。很多企业内部的会议，既无效又拖累我们的工作时间，先前包含我自己经验及朋友经验，最可怕的是有时候一天可多达7-10个会议，以前常被长官秘书安排要参加公司许多会议，每每看到秘书就如看到鬼一般能躲就躲，每周好几天都困在无效会议监牢，困在其中而会议又常没结论下一步，精气神都被吸光了 。
但会议是一种必须的工作沟通与协调过程，若让会议变的有效，也可以大幅拉抬我们工作成效，而过往常被称赞开会超有效率的我，其实是有一些会议安排的心法及流程，如果你的思考、行动可以如下列几点完成，那会议的效率会好非常多。
一、搞清楚开会的目的
1、思考check
a沟通协调－为了资源或优先顺序、执行进度协调
b拍板决策－为了共同制定决策
c方案取得－为了脑力激荡有更多方案
d现况与分工－为了说明专案概况或进度以利其他单位协助
e公告布达－为了布达或说明事项或政策
2、行动check
a跟主办会议主管确认会议目的
b会议邀请函必须写上此次会议目的（需加上议程/参与人员）
二、会议流程/议程怎么安排？
议程十分重要，通常开会目的决定了，议程也就决定了，所以议程是根据目的展开说明或讨论的项目，而议程决定了，才能思考跟确认下一步－谁要来开会？议程就是在会议场合中安排哪些事项要进行 说明/报告、讨论决策、内容产出，而谁来负责这个项目。
1、思考check
a依据目的要先说明什么让与会人清楚？
b依据目的当天要决定哪些可能的分工安排？由谁分工？或是用讨论决定？
c依据目的当天来参加的人需要准备什么资料或报告？需要当场产出什么？
2、行动check
a议程拟好后给主要主管进行确认
三、谁要来开会？
1、思考check
a谁主办这个会议？
b谁在这个会议要做相关决策？
c谁应该要被CC知道？
d谁是未来相关负责或对接窗口？
e谁负责进度管控追踪？
(部分要实际参与会议，部分人员可能只要知道会议结论即可不需参与会议)
2、行动check
a确认重要关键者可以的会议时间
b发送会议邀请函给需要参加会议者（部分不须参与会议，只要将记录cc副本给对方即可）
c若会议前大家需准备资料要确认会议前已准备好，若大家需阅读完才方便进行讨论，需确认讨论相关者在会议前已经看完资料。
四、会议记录怎么记？
若有公司会议表格就依据公司制式格式撰写，若无建议可以用这思考方式撰写会议纪录。
1、思考check
a基本资料：会议主题及目的、时间地点、与会人员出席状况、议程
b记录：会议中说明或讨论的记录，若是新人或新的记录者，尽量逐字记录后摘出重点与主管们确认。
c结论：需将有共识的结论记录下来，尤其是跨单位合作的方式、时程、作法。
d待办与下一步：后续哪些待办要做、谁要负责做、哪时候要完成
e下一次会议时间及议程：若单次会议无法完成，或为一个长期系列会议，当下会议可以决定下次的会议时间跟议程是最好的（后续再来确认多方时间跟议程会比较没有效率）
2、行动check
a会议结尾由记录者说明结论跟待办、下一步，以确认记录的内容无误且重新提醒大家的共识，跟与会者说明完并确认是否有要调整部分。
b发送完整的会议记录，要提醒的重点可以标粗体字或颜色提醒（若公司文化对会议结论会如期执行就不用特别提醒，有些主管对提醒方式若没注意礼貌会觉得不舒服）
五、其他注意事项
会议场地设备、座位安排、下一次会议时间与追踪进度、氛围营造，当会议有一个不错的节奏时，可在来关注这些面向，但若比较传统注重职级等关系，座位还是需先思考安排。
