1. 选择合适的视频会议平台——您可以使用多种选择。我们建议您考虑您需要的功能，例如聊天、屏幕共享、文件共享、投票、集成邀请和后续电子邮件、参与者数量、记录能力等因素。
2. 尽早发出邀请——记者表示，尽管出差减少，但他们的日程安排比以往任何时候都更加忙碌和杂乱无章。在活动开始前一个月或更长时间发送一封保存日期的电子邮件，以帮助他们保护您的时间段，然后在两周左右之前发出详细的邀请，以便注册（并征求任何特殊要求），然后偶尔发送提醒领先直到事件。
它有助于在您的媒体活动前一天发出最后提醒，其中包含指向您的虚拟活动的链接和任何最后一分钟的说明。
3. 确保您的演示者和主持人通过硬连线实现最佳连接- 确保您的演示者通过硬连线连接到高速稳健互联网服务的视频平台。
我们建议演示者在会议期间前往公司办公室寻求最佳连接……而不是冒险依赖速度较慢、较弱和不稳定的家庭 Wi-Fi 服务。（要测试您的互联网连接速度，请单击此处。）
4. 使用经验丰富的主持人或司仪——没有什么能像笨拙的交接、尴尬的静默期或对平台功能的摸索一样玷污您的虚拟活动。为了让您的活动顺利和专业地进行，请使用熟练的主持人，他们擅长控制视频会议平台、主持问答环节和引导对话。
如果您的员工中没有这样的人，您的公关机构应该能够提供或推荐一位有能力、经验丰富的主持人。
您的主持人可以控制谁的麦克风打开和关闭，可以要求参与媒体在聊天窗口中留下他们的问题，还可以在现场问答环节中向记者提问，以保持事情的有序和有条理。
5. 为您的虚拟活动安排一些额外时间——如果您的活动将有 30 分钟的实时评论，请为您的活动安排 60 至 75 分钟，以便记者有足够的时间参与整个问答环节……和也许留下来与主持人进行一对一的讨论。
对于一些最优秀的记者来说，正式问答之后的一对一可能是您活动中最重要的部分。
6. 提前指导您的演示者——帮助您的演示者熟悉使用所选视频平台。帮助他们优化他们的表现——是的，这是一种表现——通过指导他们适当的摄像机角度（不要太高或太低）、适当的照明、外部麦克风、隔音和其他因素。
您可能需要提前购买和试用外置麦克风（有关麦克风评论，请单击此处）、视频灯和其他设备，以确保它们的演示看起来和听起来都很专业。
确保您指导您的演示者在演示之前关闭任何其他笔记本电脑/台式机程序或应用程序，并使他们的手机静音。
7. 进行技术检查——在技术故障方面不遗余力。至少在您的活动开始前一周，使用他们将用于实际活动的完全相同的位置和设备与您的演示者进行基本的技术检查。如果声音或视频不好，您将失去观众。
测试您的互联网连接、笔记本电脑、照明、麦克风、设置和背景，以确保一切正常。寻找可能会干扰您的活动的环境噪音或破坏性活动的潜在问题。
技术排练可以帮助您消除可能有损演示文稿的东西 - 例如吱吱作响的椅子、反射阳光的眩光、不稳定的麦克风等 - 并让您有足够的时间进行任何需要的更正或改进。
建立一个具有不同电源和互联网服务源的备用位置，作为在演示者办公室最后一刻出现问题时的备份。
8. 计划分享材料——使用 Dropbox（或类似的文件分享应用程序）链接分享您的虚拟资料袋材料（稿、概况介绍、图像、视频、背景资料、传记等）。
让您的主持人提及该链接在聊天框中可用，并在演示后立即在活动的聊天框中发布该链接，并在任何后续电子邮件中再次发布给记者。
9. 在您的实际活动之前测试您的连接- 为意外做好准备，并在活动前一小时左右检查互联网连接。万一停电或互联网中断，这将使您的演示者有足够的时间转移到您的“B计划”备用位置。
尽管在接下来的几个月里，我们大多数人实际上将根据需要而不是选择举行发布会，但它们很可能会成为大流行后公关工具包中的常用工具，尤其是随着技术的进步和高管们对它的适应。
