您对新闻发布会的邀请应该很简短：为什么会发生，谁会发言，在什么时间地点和地点。通知上应该有联系电话。记者也需要吃饭，这样事后提供的好食物和饮料就不会出错，并让您有机会进行一对一的背景简报，以强化关键信息。
当天，确保记者登录并提供手机号码，以便您事后与他们交谈以强化信息；给他们一个新闻资料包（新闻稿、有关该组织的关键事实等）以便他们带走。
新闻发布会
仔细选择你的场地。确保每个人都有足够的空间（媒体迷使你看起来很糟糕），并确保你和你的发言人可以从与媒体不同的门进入房间。否则，您可能会陷入媒体争吵，并在您试图摆脱困境时被迫回答更多问题（这在相机上看起来也很糟糕）。
发言人不应主持新闻发布会。也许使用熟悉记者面孔的公关人员，并且可以避免邀请已知对手的问题。在平台上拥有两三个人提供了多样性，并且对媒体来说更有趣。您应该有专家在场回答技术问题。
在开始时明确新闻发布会将持续多长时间。如果事情进展顺利，您可以停留更长时间；如果进展不顺利，请指出一开始设定的时间限制，并以礼貌和坚定的态度结束（我们现在必须重新开始整理工作）。
您必须在前 30 秒内吸引观众。如果使用幻灯片或其他视觉辅助工具，请让第一个功能强大。告诉听众他们将要听到什么，告诉他们，然后提醒他们你说了什么。
问答环节是新闻发布会可能出错的时刻。认真聆听，引人入胜地回答。不要害怕补充问题，但如果是时候继续前进，继续前进。这是你的新闻发布会，你可以控制。不要陷入新闻发布会未涵盖的领域（“我们在这里谈论'x'而不是'y'”）。
主席应将所有问题直接提交给将要回答的人。确保您询问记者的姓名和组织（它可能会为您提供他们将要问的问题类型的线索以及几秒钟的宝贵思考时间）。如果您的同事看起来需要更多思考时间，请通过将问题重复给记者来解决。记录所有问题以进行跟进。
预测负面问题，并提前思考记者可以从不同角度攻击同一问题。在新闻发布会上，每位记者都在为自己的读者/观众寻找一个独特的角度。在新闻发布会结束时，主席应利用最后的时刻重述关键信息。
