在商业和我们的个人生活中经常犯错误。这就是我们成长和学习的方式。但有些错误是代价高昂的。采取必要的步骤来避免这五个非常常见的活动策划错误，并且——如果你确实犯了错误——确保你不会再次犯同样的错误。
没有足够早开始
拖延是你的敌人。这是您要避免的最常见的活动策划错误之一。未能尽早启动活动策划过程可能会导致一系列问题。一旦选择了日期并且您有了活动的一般范围和预算，就可以开始工作了。酒店和其他场所提前预订，以便尽快确保这一点。不这样做将限制您的场地选择，不幸的是，您将被留下任何可用的场地。
演讲嘉宾和现场娱乐表演也会在实际活动日期之前进行预订。一旦您的活动日期确定，请进行研究，当您决定选择的表演者时，立即签订合同。
使用活动计划清单 组织自己是另一项应立即解决的任务。通过规划活动策划过程中的所有步骤，确定它们需要完成的时间，并为每个步骤制定时间表，您将获得一份有价值的指南，帮助您开始并确保您步入正轨。开始得太晚是最常见的活动策划错误之一。
不检查竞争活动
您是否曾经安排您的活动只是为了了解 - 一旦计划过程开始并确定活动日期 - 在同一天还有另一个竞争活动？只有一个活动会吸引人群，所以不要抓住机会，指望那些受邀者会选择你的活动。完全避免这种情况。
尽职调查并在为时已晚之前检查是否存在任何事件冲突。查看行业聚会（无论大小）、临近假期、重大体育赛事和当地聚会的时间表，这些聚会可能会对开车参加活动的人造成严重破坏。一旦您确定了活动的日期，请告诉您的客人。“保存日期”通知和“即将发生的事件”列表让感兴趣的人有机会在他们的日历上标记您的事件。
不确认供应商
已签署的供应商合同是具有法律约束力的协议，并以书面形式向您提供一些东西，让供应商对他们将提供的服务负责。但是，当您意识到供应商没有出现时，它对您没有任何帮助。手头的活动合同不会为饥饿的客人提供食物，也不会将桌椅送到空荡荡的舞厅。与每个供应商确认不是一次，而是两次。是的，两次。在双方同意条款时确认收到您签署的合同。
在事件本身之前再次确认。这不是关于送餐或装饰细节的对话；这是一项专门用于确保您的活动仍在他们的日历上的后续行动。
活动供应商预订多个活动，您的文书工作很容易在混乱中丢失或被公司其他人错误归档。因此，请确保不会发生这种情况，请与他们联系以检查并确认您的活动以及有关日期、时间和提供的服务的具体细节确实在他们的日程安排中。并保持该供应商合同随时可用。
没有“B计划”
任何活动都必须制定应急计划，但特别是对于那些计划在户外举行的活动。天气状况不可预测，如果飓风、强风警报或异常冰雹风暴威胁要取消您的活动，请制定备用计划。如果您的户外活动（或其中的一部分）必须转移到室内，则可以选择下雨日期、备用活动场地和修改后的活动时间表。
除了为天气不确定性做准备外，其他异常情况也可以提前解决。通过在现场安装发电机可以减少停电。溢出的停车位可以移动到另一个预先安排的位置。通过在您的酒店街区内保留一些额外的房间，可以解决酒店房间可用性的问题。考虑您的活动的具体细节，并考虑那些更容易出现问题的领域。通过提前计划和开发替代方案，您可以避免成本最高的活动计划错误之一。
没有提供足够的帮助
在招聘活动人员时，越多越好。这将花费您更多的钱，但它可能会节省您的活动。想象一下：一群等待进入停车场的汽车，而停车服务员则疯狂地试图跟上。由于一名服务员难以满足需求，一排沮丧的客人等待点饮料。刚刚到达的大量客人让活动登记工作人员不知所措，让疲惫的旅行者等待太久才能登记入住。你明白了。有额外的活动工作人员在繁忙时间提供协助，为有需要的地区提供额外服务，解决出现的问题，或者热情地接待有问题的来宾，可以将您的活动从一场精彩的活动提升为一场精彩的活动。
在招聘活动工作人员时，请寻找那些有经验的工作人员来处理您计划的活动类型。只雇用专业的、强烈推荐的员工。让他们了解您的活动是关于什么的、将参加的客人、您的期望，以及如果他们有问题或问题，他们的联系人是谁。活动工作人员——即使他们是由外部供应商提供的——代表您和您的活动策划业务。与活动工作人员的负面遭遇将留在客人和客户的记忆中，甚至会破坏最精心策划的活动。
