掌握活动办理要素，我们要做的是拟出初步架构，也就是将活动的项目做定位的工作。笔者将运用5W2H的观点搭配进行思考活动办理时所需要的要素。
1.Why－活动目的（为什么要做）
在办理活动的第一个部份，一定要掌握一些跟活动有关的讯息，例如活动的目的是什么，为什么要这个做？原因是什么？活动的目的，我们会建议要具体的叙述，有了明确的目的，是为了我们在执行活动时，可以顺利的规划，且朝着目标前进。
2.What－活动内容（做些什么）
在掌握了活动目的后，我们要知道我们要做些什么内容，这个部份，我们会依据确定的活动目的所提出来的方向，延伸规划出活动内容项目，确认我们规划的活动内容，在项目的执行上可以达到活动的目的，故活动的内容规划与目的是习习相关的，这二个部份通常我们会一起思考，并且确认二者间是互相承袭、呼应的。
3.Who－活动执行人员（由谁来做）与活动对象
Who的部份，我们会同时思考活动执行者与参与者，也就是把活动的相关人员一并思考，此部份我们会依据我们规划出来的目的与内容，规划需要多少工作同仁的协助，并且设定适合的对象。例如：了解活动对象的背景，像是特质、需求、年龄层、配合度等等的。明确的活动对象，可以吸引相关人员参与，且容易达到目标的设定，也能让参与活动的对象都能达到最具效益的收获。
4.Where－活动地点（在哪里做）
活动地点的设计与规划，与上述的每一环节习习相关，建议要注意地点的适切性、交通的便利性、场地的设备等，也可以从参与的活动对象来连贯思考，怎样的地点会提升参与者与会的意愿与前来的动力，透过这些思考面向，来规划办理活动的地点，以提升活动办理的亮点。
5.When－活动时间（什么时间点做）
活动时间的选择，需要考量时段的安排、长短的拿捏等，并且与活动的对象、地点互相配合，重要的是要与我们设定好的活动目的与内容能有所搭配。这些都会间接的影响到我们如何执行活动与安排预算。
6.How－活动如何执行（如何做）
在规划完上面的五大活动要素后，就是开始执行的阶段，如何透过我们规划的执行方式去实现我们所希望呈现的内容与目的是相当重要的关键。这个部份我们通常会试想一下活动当天如何进行，但不单单是活动当天，事前是否需要做什么准备？事后是否有什么需要注意的，也都是我们会在活动执行规划时一起思考，若能搭配事前的演练与排演，相信更能为活动大大的加分。
7.How much－活动预算（成本预算为何）
最后，活动的预算掌握也是不可少一个部份，首先要思考到办理这个活动可能会产生的费用有什么？我们的活动是否有预算上的限制？若有，该如何分配活动的预算，这些部份也都是必需要思考的部份。笔者最常使用的方式是，先划分变动成本与固定成本二大块，固定成本即不可变动的部份，而变动成本就是我们可弹性调整运用的部份，当经费有所限制时，可从变动成本下手微调，并注意维持活动整体表现的水准。
