尽管设计一个令人难忘和有意义的活动确实需要大量的创造力，但它也需要对细节、适应性、有效的委派和大量工作的关注。从开始到结束计划活动的过程可以分为 5 个基本阶段，我们称之为 5C。这些是概念，协调，控制，高潮和收尾。
发布会活动概念
在对发布会活动进行概念化时，重要的是要确定以下内容：
发布会活动的原因。是通知和/或教育社区有关事业，还是筹集资金，还是颁奖典礼，为已故亲人举行的葬礼，甚至是婚礼？无论发布会活动要达到什么目标，都必须从一开始就非常清楚地说明。
发布会活动的WHO，即发布会活动的主要利益相关者。这也决定了要举办的活动类型，并有助于提供必要的信息来汇集活动的创意元素。
发布会活动的时间。
活动的地点，以及
发布会活动的内容。这必须与观众的需求、愿望、愿望和期望相匹配，并且必须与发布会活动的原因、谁、何时和何地相结合。
活动协调
这是每个活动的计划阶段。这一阶段的活动包括制定主题、预算、确定时间表、选择和预订活动场地、计划食物、选择演讲者、安排设备和设施、协调交通、应急计划等。它注意到并关注构成发布会活动的每一个细节。
发布会活动控制
确定了发布会活动的范围后，实施控制措施非常重要。发布会活动控制将发布会活动进度与实际计划进行比较，测量资源与预定工作并调整需要做的事情以避免范围蔓延并确保发布会活动在预算内按时交付。发布会活动控制还处理冲突解决以及供应商和供应商关系管理。
活动高潮
这是每个活动的最高点，活动当天本身的协调，在这里可以看到所有先前计划的结果。活动高潮的活动包括活动团队管理、供应商/供应商协调、人群控制、安全、前线管理、后端管理和沟通。所有这些都定义了与会者的活动体验，无论该活动是否令人难忘。
发布会活动收尾
在发布会活动完成并且客户批准结果后，一些发布会活动后活动同样需要突出发布会活动过程。其中包括审查和评估、报告、质量改进、对团队成员的奖励和认可，以及在适用的情况下正式终止承包商。
