在办活动时，我们往往会把「制定预算」看成是一件简单的事，但实际在制定预算的过程中，会有许多让人措手不及的细节。但如果不仔细的了解与计画每一笔的预算，活动的花费迟早会超过你最初的规划。
另外，在制定预算时，建议不要在单笔项目上砸太多钱，否则可能会没有多余的额度能花在的项目上（像是行销项目等）。
以下提供简单的4 个步骤，让你制定线上活动预算更轻松上手！
第1 步：确定目标和关键绩效指标(KPI)
不同的活动目标会需要不同的方法与策略。例如：目标是为了创造大量潜在顾客的活动，所需要使用的方法，将会跟目标是从门票费用中获利的活动完全不同。透过确定想要达到的目标，你将可以具体的掌握预算中的哪些项目更为重要，并且能够持续追踪该项目的花费以及避免超支。
第2 步：列出所有支出
现在我们已经确定了活动目标、以及衡量活动成功度的KPI 指标了。接下来我们要开始仔细的了解所有的花费。在整理这些大量的预算资料时，使用电子试算表呈现是一个很好的方法，电子试算表不仅可以简洁的显示所有项目，还可以对这些项目进行排序并加上说明。
第3 步：将不可预见的支出纳入考量
现在我们有一份涵盖所有支出的预算表了，不过还没完呢！生活中有许多「看不到的钱」，这些「隐性支出」的预算看似无关紧要，但在突发状况出现时，有一笔紧急预备金可说是活动主办方的救命良帖！
尤其像参展商突然退出、娱乐节目临时不能举行等状况出现时，这些临时不可预见的问题将会造成额外的支出，这时候，预备基金就不会让主办方这么头痛了！
因此我们需要建立一笔预备基金，让活动在遇到技术、收入或其他潜在问题时，能够使用预备基金来持续的进行。
第4 步： 让每个人都参与预算制定
决定预算时让每个人都参与是非常重要的。所有的团队成员将会使用同一份预算，因此你必须确保所有的相关人员都能理解并同意这些预算。你必须非常明确的说明预算项目、分配金额和原因；以及预计将获得哪些收益和其投资报酬率（ROI）。在这一步中，良好的沟通技巧是很重要的关键，你必须确保每个人都能够参与，并且为所有成员营造出共同的目标。
