临近年关，策划并操办年会就成了行政工作的重中之重。最近，有行政焦急地发问：公司规模小，年会该如何策划？虽然规模不大，但对于第一次策划操办年会的小伙伴来说，2024的年会该如何策划？HR第一次办年会有什么需要注意的事项？今天，就来和大家谈谈，快来看看吧～
一、年会主题
一次企业年会，主题很是重要，如果主题不明白，必将影响到详细的策动与施行。主题的策动，理当按照公司的经营方针、经营计谋、经营状态，同时斟酌企业文明和内 部市场等身份来确定。
二、年会形式
年会活动主题形式多种多样，要先确定年会活动主题形式，年会活动策划才能顺利开展，年会形式的最终确认还是要根据企业自身情况和员工意愿确定，下面推荐几种大家都比较喜欢的年会活动创意形式：
大型晚会
这是比较常见的年会形式，适合人数较多的企业。晚会类的年会活动策划要多在演出节目的编排上下功夫，比如激光舞、机器人秀等酷炫的演出节目形式都是不错的选择。在演出节目间穿插互动环节能够更好的活跃现场氛围，比如抽奖活动、年会互动游戏，全员参与更尽兴！
综艺节目
把年会活动策划当成综艺节目来做，在演出节目间穿插一些年会互动游戏，增加互动性同时活跃现场氛围，综艺类的年会互动游戏可以参考《快乐大本营》。当然，还有年会活动策划最不可缺少的环节——抽奖环节，让年会现场氛围嗨起来！
化妆舞会
化妆舞会的年会活动创意形式，所有人都按照自己的想法包装自己，可以激发大家的想象力和创造力，充分显示个人魅力。最后再现场投票评一个最佳造型奖。活跃氛围的同时也能让同事之间更加了解。
旅游年会
户外放松类的年会活动策划形式比如温泉年会、篝火烧烤年会，这类的年会活动策划可以设置一些团队年会互动游戏，在放松娱乐的同时增加团队的凝聚力。
团建年会
核心亮点：除常规的会议和聚餐外，进行创意团建活动，需要确定创意团建的目的，凝聚或者激励等，和年会一起效果比较好
三、年会策划
需求调研
老板的需求很关键哦。首先，行政要先与老板沟通，询问他想要什么样的形式，预算是多少。在这个基调上才能接着往下开展行政工作。
有的公司还会采用问卷来征集员工意见。但这么做可能会收集到各种“天马行空”或者“过于高大上”的想法，一方面对行政执行帮助不大，另一方面也难以满足，最终产生落差感。所以有时候，行政工作要适当取舍哦！
确认方案
需求调研后，行政得结合意见以及预算，尽快确定年会的策划方案。年会的策划方案一般包含了这些元素：
基本信息（日期、场地、参与人员等）；
年会内容（节目、游戏、互动、抽奖，以及其他一些老板想通过年会来传递的信息）；
预算分配（场地、餐饮、礼品、交通、住宿等）；
工作分类（活动文案、会场布置、年会节目、礼仪迎宾、后勤）等。
行政可以根据自家公司的情况，再做增减，打造一个最适合自家公司的策划案，再与老板沟通。
制定执行计划并推进
年会筹备的时间长、工作量大且琐碎，如果没有一份切实有效的流程计划表，很有可能会导致年会日期到了，年会筹备却还没完全到位的局面。面对这复杂流程、待确定的事项，如何安排合理的时间呢？
四、年会实施
不要挠头，其实很简单。从大块上说就是人、物、流程安排。
一、人：
因为我们是在组织公司的年会，参与会务的人越多，能在现场娱乐的人就越少，为了更多的让更多人尽兴，原则上会务组人员要越少越好。
需要确定的人员如下：
1、年会资源总协调1人，通常为公司级主管，有一定协调能力。
2、年会总导演1人，必须有激情，有创意。
3、主持人，根据人员多少，建议100人以下2名主持人，100人以上4名主持人。
4、灯光、音响2人。
5、摄像、照相，3、4人，可根据设备情况安排。
6、会务礼品统计、兑奖及物品管理1人。
二、物：
包括最大的物品，即年会场地，这是总导演最先要确定的，因为场地也是年会成败的关键因素。
年会主要物品清单：
1、场地：需要确定的有活动和用餐地点，场地的进出口，是否可能会拥挤，是否安全。演员的出入通道是否顺畅。
2、条幅，拉花，气球，用于布置会场，这个不用细说吧？
3、电脑、投影仪、投影幕布。
4、灯光，音响设备。
5、相机、摄像机。
6、荧光棒、室内爆喷彩花、掌声小塑料手、喇叭。这都是用于烘托现场气氛的。
7、游戏道具，根据需要而定，通常没啥太贵的东西，因为年会也是有成本的。
8、奖品、奖券、礼品、证书、抽奖箱、鲜花等，用于抽奖、颁奖等环节。
9、饮料、糖果、水果、干果等。有多少人头买多少份，这个不能省，要不然大家看你的节目心里也不舒服，少买带壳的。
10、节目道具应提醒演出人员自备，因为毕竟不是专业的策划剧组。
11、其它小物品，包括剪、刀、胶带、桌签、签到薄、签字笔、纸箱。
三、流程：
这是最复杂的内容了，因为好多细节和技巧都在流程这一步。
1、确定整个年会的基调与创意
先确定晚会的参与者是谁，比如打造团队？溶合？答谢？这都是基调。那么什么是年会的创意呢？是根据年会的基调来设计整个晚会从开始到结束的内容，比如创意可以是“寻宝”、“冒险”、“解密”等等，可以围绕主题来展开创意。
2、需要确定的文本清单：
《年会策划案》把刚才那两项用填空和问答写满。
《分房与分桌》如果是为了融合，要重新混分，如果是为了答谢，按自愿分桌。
《主持人台词》开场与收尾。
《年会游戏文本》注意，不是拓展游戏，一会再详述。
《年会费用预算案》原则：有多少钱办多少事。
《奖品、礼品清单》
《优秀员工名单》
《参加人员名单》要有性别，民族和职务，身份证号和联系电话。
《节目清单》在年会开始前，打印好，每个节目的负责人一份。
《场地、设备租用方联系方式清单》包括租车的使用与安排，是否参会人员需要接送等。
《奖券》
以上文档除相关人员掌握外，总导演至少要有一张纸版备用。
3、年会的开始时间
月日不需要说，时间需要说说，上午？下午？晚上？下午开年会最难，因为下午人都不是最兴奋的状态。所以通常首选都是晚上。但有答谢宴的话，晚上容易喝多，别怪我没提醒你。
4、主持人安排：
主持人选择的标准最好是外形与智慧兼备的，心理素质要好，最重要的是对幽默有认知，收发自如。100人以上都是考虑两男两女，这样便于安排节目和互补。主持人需要准备的只有开场白和结束语，中间的串场词要见机行事。
5、节目安排：
主要包括节目、游戏、抽奖、颁奖这几大块内容。
提前收集节目报名，节目报名表有如下几项需要填写，即“顺序、节目名称、节目性质、参加人员、所属部门、时长、主持人备注、时间控制”。顺序是最后有年会总导演确定的，名称到时长都是用来安排节目顺序的，时长和时间控制是控制时间的。
说下节目确定顺序的原则和方法
原则：通常先激情开场，然后平稳过度到第一个游戏节目，再安排平稳的节目，再反复，总体控制要像波浪一样，不要长期维持观众兴奋的心态，最后安排比较抒情的节目，收尾。通常根据节目数量2、3个加一个游戏或颁奖，这样便于控制气氛。
安排节目的技巧：用EXCEL按节目类别排序，把不同的类别标上不同的颜色，然后在顺序这列写上编号，再重新排序，看一下是不是所有的颜色都是分开的，如果不是，重新编号。原则还是以刚才说的“波浪式”为主。
通常顺序是：开场、主持人上台开场，请领导讲话，表演节目，串插游戏与颁奖，抽奖，结束，开吃……
6、收集各节目素材，二次编辑与开发
要多与表演节目的人沟通，给予适合的建议。
7、PPT安排
PPT现在做为晚会的主要道具，是非常重要的内容，一方面可以帮助导演、主持理清头绪，另一方面可以让观众了解当前进程。通常开始可以做花絮，如观众拜年。然后主持人入场音乐，音效。节结音乐等。
技巧：把所有节目清单列在同一屏，标上用投影仪显示不清楚，但在笔记本上能看清的字体。可以用超级链接来控制整个PPT目录与节目的安排。还有，把桌面背景换成公司年会的主题画面，在切换程序的时候不会太突兀。
8、关于游戏——这里可以直接借助hi现场互动平台
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年会游戏的几大原则：
安全！这是第一原则，不要使用任何危险的道具！然后是有趣和互动，最好是台下台上全场人一起互动，全员开心，那才叫设计的好的游戏。
9、抽奖
抽奖的形式也是不拘一格，有积分式得奖，随机式抽奖，破密式得奖，寻宝式得奖，这个在电视上都看过，也可以按“二次开发”进行安排就可以了。
10、处理现场情况
这是我最要说的，年会相对复杂，现场可能出现的情况比较多，如果刚才准备的足够，也可能会出现问题。原则上，每个电子设备都要有一到二个的备份，包括年会的PPT也要复制在另一台电脑上，如果你想死，就只放在一台笔记上，就算ThinkPad有时也可以让你死的很难看。如果人员和节目发生变化，一定要提前通知和安排，要不然，就只能你自己上台去串场现演了！
11、结束后
物品清点与回收。查好了，没用完的东西别丢了，省钱，明年还能用。
五、年会总结
年会结束后，别忘了对整个年会的实施进行及时地总结。除了好的一面，更多地要把存在的问题找出来，并对问题进行分析，以便来年的年会办得更成功。
另外，对于年会过程中照片、摄影、和趣闻要及时地通过各种形式报道出来，让员工在年会过后再次回味年会中的美好感觉。
同时，要对年会中默默奉献的工作人员进行表扬和宣传，可以编辑一些年会背后的故事，让员工感受到他们在年会中的美好感觉离不开这些默默奉献的工作人员的辛勤工作和无私奉献。
